Samarinda – Kepala Bidang (Kabid) Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading menilai pemusnahan arsip fisik yang dianggap tidak relevan adalah langkah yang diperlukan untuk efisiensi.
“Menggunakan sistem digitalisasi arsip menyesuaikan perkembangan zaman dan sebagai langkah modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan,” katanya di Samarinda, Selasa (26/11).
Menurutnya menjaga arsip yang masih relevan dalam format digital harus diperhatikan untuk menghindari kehilangan dokumen penting, terutama saat berhadapan dengan masalah hukum di masa mendatang.
“Saat menghadapi persoalan hukum, maka dokumen tertentu sangat dibutuhkan dan memiliki nilai yang tinggi pada waktu-waktu tertentu. Oleh karena itu, pemerintah perlu menyimpan dokumen dalam bentuk digital,” kata Rasman.
Ia mengatakan, Dispora Kaltim mencatat bahwa sebagian besar arsip fisik yang akan dimusnahkan adalah dokumen dari periode 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas.
Meskipun arsip fisik mungkin tidak lagi relevan, informasi penting tetap dapat diakses melalui data yang tersimpan dalam format lain.
Tentunya kata Rasman keputusan untuk memusnahkan arsip fisik tidak diambil dengan sembarangan.
“Tentu ada pertimbangan dalam pemusnahan. Arsip yang tidak lagi dibutuhkan, terutama setelah sepuluh tahun, sebaiknya dimusnahkan. Contohnya, dokumen dari tahun 2004 yang sudah lebih dari sepuluh tahun bisa menjadi beban jika disimpan terus-menerus,” ucapnya.
Dengan kemajuan teknologi digital yang terus berkembang, Rasman optimis bahwa Dispora Kaltim dapat mengelola arsip dengan lebih efisien.
“Saat ini, proses penyimpanan dan pengelolaan arsip jauh lebih mudah berkat digitalisasi. Saya yakin dokumen yang akan dimusnahkan adalah yang memang tidak diperlukan lagi,” ujarnya.(Adv)
